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ファシリテーションとは?会議やプロジェクトを円滑に進める方法

1時間で済ませる予定の会議がダラダラと進み、気が付いたら2時間、しかも何の結論もなく、「この会議何の意味があったのか?」と後から思うことも多いのではないでしょうか?

このような目的の見えない無駄な会議を無くす為には「ファシリテーション」を取り入れる必要があります。
また、将来、組織のリーダーとして期待される人材にはこのファシリテーションスキルが必要不可欠となるでしょう。

ファシリテーションの意味 その必要性とスキル

そもそもファシリテーションとは?

①会議やプロジェクトが円滑に進むように、また、成果が上がるように支援すること

②会議中に、質問によって参加者の意見を引き出し、合意に向けて論点を整理すること

③メンバーのモチベーションを高め、発想を促進すること

ファシリテーションの必要性

①問題解決や業務を遂行するためには、メンバー同士によるコミュニケーションが特に重要となる

②異なる立場、部署、価値観に立つメンバーを掌握し、うまくまとめて業務を遂行する必要性がある

ファシリテーションのスキル

①場をデザインするスキル

②コミュニケーションスキル(質問することで意見を促す)

③構造化のスキル(図解やフレームワークで分かりやすく説明)

④合意形成(コンセンサス)スキル

「ファシリテーション」を行う人を「ファシリテーター」と呼びます。
上記で説明したファシリテーションを行う上で、ファシリテーターの大事な役割は以下の5つです。

1.会議の目的を明確にする 

2.会議をオーガナイズする 

3.タイムマネジメントをする 

4.会議の進行を「見える化」する 

5.結論を確認する 

それではそれぞれ見ていきましょう。

ファシリテーターの役割【5つ】

ファシリテーターに必要な大事な役割【5つ】の説明です。

会議の目的を明確にする

目的の見えない会議では、メンバーからの意見もバラバラなものになり収拾がつかない会議となってしまいます。

まず、今日行われる会議でどこまで議論をするかを事前に明確にしておく必要があります。

例えば、
「今日の会議では、まず問題点を明確にして、原因となる事案を探ることが目的となります。対策は来週の会議で話し合うことにします。」

このように、会議の目的を明確化することで、メンバー全員の論点を定めることが出来ます。

会議をオーガナイズする

問題解決会議や企画会議では、会議のシナリオがなく、会議自体の進行がフレキシブルになることが多いでしょう。

この場合、ファシリテーターは調整役となり、目的・段取りの提示を行います。

・目的
・状況
・原因
・対策
・優先順位
・スケジュール
・担当

上記を会議中の要所要所で取り決め、会議を調整する役割を担います。

タイムマネジメントをする

会議は長い時間をかけても、対策や結論が出るといったものではありません。

会議の時間的制約を作り、進行し、それ以上の議論を次回に回す段取りが必要です。

例えば、
「今日の会議では、原因までを議論し、対策以降は次回の会議にしましょう。」

会議時間を管理し、次回以降の会議を新たに段取りすることもファシリテーターの役割です。

会議の進行を「見える化」する

会議で進行した内容と、これから議論する内容を「見える化」することで、会議メンバーの満足度を高めることが出来ます。

これまでの会議で議論した内容を議事録として残し、また、次回の会議までにメンバーが用意しておく資料や意見(アクションアイテム)も議事録に記述しておくことで、メンバーのモチベーションを維持し、次回の会議も活発な議論が行えるように促します。

会議の結論を確認する

会議はまとめが重要になります。

会議の最後では、必ず会議で決定した「結論」を確認します。

最終的に参加者全員の合意が得られる会議こそ、ファシリテーターが目指す会議であり、「理想の会議」であるといえます。

まとめ:ファシリテーションとは?会議やプロジェクトを円滑に進める方法

ファシリテーションスキルを磨くことで、日々の仕事の効率が段違いに上がります。また、ファシリテーションを取り入れることで、組織やプロジェクトメンバーの発想力とモチベーションが向上し、結果として、仕事の成果が上がることに繋がります。

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