仕事のマインド

「マルチタスク」のメリットを最大限発揮する作業方法を説明

こんばんは。TAKENTAです。

今日の記事は「マルチタスク」と「シングルタスク」の比較及び、「マルチタスク」のメリットを最大限に発揮する作業方法についてまとめています。

まず「マルチタスク」と「シングルタスク」とはどういう意味でしょうか?

マルチタスク:「複数の作業を同時に切り替えながら平行して進めること
シングルタスク:「ひとつの作業を集中的に進めること

仕事においては複数の作業・オペレーションを同時に進めることを「マルチタスク」と呼びます。
家事においても料理をしながら洗濯をしたりすることも「マルチタスク」ですね。

特に仕事いたっては「正確性」よりも「生産性」を重んじる傾向が高くなり、「マルチタスクが出来る人」 = 「仕事が出来る人」と評価されることがあります。

一見「シングルタスク」の方が集中してひとつの作業に取り組めるので、作業を進めるうえでメリットが高いように感じます。
しかし、実は「シングルタスク」よりも「マルチタスク」の方が「生産性」だけでなく、「作業のパフォーマンス」も上がることがあるのです。

「マルチタスク」のメリットは複数の作業を進めている間に生まれてくる「危機感」や「高揚感」が作業のパフォーマンスを上げてくれることです。
しかし、自分ひとりで作業を進めているだけでは、「マルチタスク」のメリットを最大限発揮することが出来ません。

この「マルチタスク」のメリットを最大限発揮する為には「周りの人の助け」を借りることが大前提になります。
ただし、周りの人の助けを借りるためには、貴方が「力を貸してあげたい存在」にならなければなりません。

マルチタスクとシングルタスク

人間は基本的には「シングルタスク」でしか作業を進めることが出来ません。
複数同時に進めているように見えても実は複数の作業を切り替えながら行っているだけで要所要所は必ず「シングルタスク」になります。

しかし、「シングルタスク」のみで作業を進めている場合、その作業の「クオリティ」や「完成度」が抜群に高くても、「マルチタスク」に比べて「スピード」や「柔軟性」が劣ります。
その為「シングルタスク」だけでは仕事の能力として認められない現実も存在するのです。

例えば、ひとつの案件に集中し6カ月後に5,000万円の売上を出したとします。一方で1件500万円の案件を3カ月で10件売り上げる人も存在します。

この場合どちらが会社から評価されるかというと、同じ売上5,000万円でも、3カ月で達成した方が評価されるはずです。
ビジネスの世界ではどんなに「完成度」が高くても「スピード」が評価される場合も多々あるのです。

ただし、「マルチタスク」であれもこれも手を付けすぎて、どの案件も中途半端で売上が上がらない人間が、どう評価されるかについてはあえて説明する必要もないでしょう。

マルチタスクのメリット

マルチタスクのメリットは複数の作業が同時に進むことだけではありません。
人間の精神的な部分に対しての「スイッチ」となるメリットもあります。

この「スイッチ」が何かと言うと、マルチタスクで複数の作業をこなしている最中人間の精神にはある感情が生まれ、この感情が「スイッチ」に変貌するのです。
「スイッチ」に変貌する感情とは「高揚感」あるいは「危機感」であり、 複数の作業を休みなく進めている間に自然と発生するものです。

マルチタスクを進めている最中に「自分はこれだけの仕事をこなしているぞ!」と発奮することによって脳内に高揚感が生まれます。
この高揚感がプラスに作用して作業の効率が上がってしまうという現象があります。
この現象は個人でもチームでも等しく現れ、ある程度追い込まれた状態の「危機感」が「高揚感」に変わり、結果として良いパフォーマンスに繋がるということなのだと思います。

マルチタスクを柔軟に進めるには普段のコミュニケーションが大切

いくら「マルチタスク」で仕事の効率を上げようと試みても、複数の作業をひとりで進めるには限度があります。
複数の作業を抱えすぎて、どれもこれも「中途半端」になってしまうのであれば「シングルタスク」で黙々と作業進めるべきかと思います。

では実際に「マルチタスク」を進めるにはどのような方法がよいのか?

その答えは「周りの人の助けを借りる」ことです。
仕事であれば同僚や他部署の人間の力を借りる事、家事であれば家族の力を借りることです。

周りの人に自分の作業を振ることでパフォーマンスを上げ、その結果複数の作業を進めることが出来るようにになります。
しかし、特に職場の場合、貴方の仕事を率先して引き受け尚且つスピーディに進めてくれる人間は滅多に現れません。

周りの人の助けを借りるためには、貴方が「力を貸してあげたい存在」である必要があります。「力を貸してあげたい存在」 になるには貴方が普段周りの人にどれだけ「力を貸しているか」、普段周りの人とどれだけ「コミュニケーション」を取っているかが最も重要になります。

これは普段から周りの人に「恩を着せておく」という意味ではなく、メールのレスポンスを早くしたり、頼まれごとに真摯に対応するといった小さな事の積み重ねで得られる貴方への「信頼」です。
自分に直接利がある仕事ではなくても「責任感」を持って真摯に対応すれば必ず周りの人から「信頼」を得られます。

貴方の普段の行動が身を結び「確固たる信頼」を得られれば、「マルチタスク = 周りの人の助けを借りる」というロジックが完成し、作業のパフォーマンスが格段に上がることになるでしょう。

まとめ:「マルチタスク」のメリットを最大限発揮する方法

正直な話、私個人としては「マルチタスク」はあまり好きではありません。
結局人それぞれの性格によって「マルチタスク」と「シングルタスク」の合う合わないがあるかと思います。
私の場合は黙々とひとつの事に集中したいタイプなのですが、どうしても飽きてしまい効率が悪くなることも事実。

さらに、会社という組織に在籍している限り「マルチタスク」をしなければならない場面は必ず訪れます。
年に1回あるかないかであればひとりでも切り抜けられますが、月に何度も必要になるのであれば、ひとりではどうにもなりません。
こういった場面で「周りの人の助けを借りる」為には、やはり「普段のコミュニケーション」は大事だと思います。

実は私の心中には「自分の仕事を周りの人に頼むのは心外」という感情が少なからずあります。
でもこの考え方は今後変えていかなければなりませんね。
会社から求められるのは、「遅いが正確なひとつの結果を出す人間」よりも「早くおおまかな複数の結果を出す人間」であることは間違いないですからね。

こちらの記事もおすすめ!