仕事のマインド

メールの整理術 一番効率のよい仕分け方法は「仕分けしない事」一択

こんばんは。TAKENTAです。

皆さんはビジネスメールの仕分けをどのように行っていますか?
私もいろいろな仕分け方法を試してきましたが、一番効率のよい仕分け方法は「仕分けしないこと」一択であることに気が付きました。

今日はこの「メールは仕分けしないこと」の理由について記事にします。

メールの仕分けをする理由は何か?

私もそうでしたが、そもそもメールの仕分けをする理由とは何でしょう?
それはメールをきちんとフォルダ毎に整理しておけば後日見返す際にすぐに探し出せると思うからではないでしょうか。

例えば、取引先、部署、個人、メール内容などなど。。。
また、マイクロソフトのOutLookには自動で仕分けを行う機能もあるのでついつい「仕分け設定」をしたり、手動で各フォルダに振り分けたりしますよね。

「メールを仕分けすること = メール整理術」であり、仕分けして整理することで後々必要になった時に探しやすいと思いがちです。

ですが私の経験上この仕分けによるメール整理術は「間違い」です。

メール仕分けのデメリット

では何故「メール仕分け」が間違いなのか?

この仕分けによるメール整理術の最大のデメリットはというと、仕分けを継続していくといずれ「ルールが破綻」することです。

自動にせよ手動にせよ各フォルダにメールを振り分けていくと仕分けルールが存在しないメールに出くわします。
そして仕分けルールが存在しないメールに出くわすと「その他」というフォルダに振り分けたりします。
これがルール破綻の始まりです。

ルール外のメールを「その他」として扱いを始めると、次に「ルール上」か「その他」か振り分けに悩むメールが来たりします。
こういう仕分けルールの当落線上にあるメールの振り分け方が、ある時は各仕分けフォルダに、またある時はその他フォルダに振り分け出すともはや収拾がつかなくなり、さらにはフォルダを増やしてしまたったり・・・

そして、いざメールを探そうと思った時にはどのフォルダにあるかが分からなくなり、お目当てのメールが入っていそうなフォルダをひとつづつ検索することになりかねません。

こんなことではメールを整理している意味は全くないですよね。

お目当てのメールを探すのは「検索」機能で充分

でも、きちんとメールを整理していないと探す時に面倒ではないか?

いいえ、お目当てのメールを探す時は、「検索」機能を使えば充分事足ります。
メールフォルダがひとつしかないのであれば、そのフォルダで差出人やキーワードで検索をかけてしまえばいいのです。

私も以前はいくつものフォルダに分けていましたが、フォルダを限定して検索をかけた方が遥かに早く見つけられることに気が付きました。
また、昔のメールを掘り返すことなどそうそう頻繁にはないことにも同時に気が付いたのです。

あえて、フォルダでの仕分けをするのであれば、「完了」、「未完了」くらいで充分ではないでしょうか。
「未完了」フォルダにメールが入っているということは「片付いていない仕事がある」ということが一目で分かりますからね。
ただ、完了未完了はメールの「既読」、「未読」でも代用できますので、既読未読方法を使うのであればフォルダは一つでよいですね。

メールの効率がよい整理術は仕分けしない事 まとめ

出社して朝一で確認するのはメール。
多くの方がそうかと思います。ですが、メールを読むだけではではなく、メールを整理することに時間を費やし整理されたメールを見るだけで満足していませんか?

一度メールの整理を止めてみましょう!
いかに生産性の無いことに時間を使っていたことに気づくかもしれませんよ。

そして、その時間を別の仕事に使って早く仕事を終わらせましょう。
私の場合は早く仕事を終わらせてスポーツジムに行きたいです。

そしてブログも書きたいです。

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